4 tips: Altijd bereikbaar zijn is niet nodig

22 juni, 2018

4 tips: Altijd bereikbaar zijn is niet nodig

Word jij er ook een beetje kriegel van dat iedereen jou overal kan bereiken? Telefonisch, per e-mail, privéberichten via Instagram, Twitter én Instagram, misschien gebruik je zelfs wel Whatsapp voor jouw klantencontact. Pas dan wel op dat je niet wordt geleefd. Altijd bereikbaar zijn is niet nodig.

Als je namelijk altijd bereikbaar bent is de kans groot dat je heel reactief te werk gaat en dat creëert onrust en chaos. Daardoor haal je ook je planning niet zodat je niet 'on track' blijft als het gaat om groei en vooruitgang. Daarom is het belangrijk dat jouw potentiële klant wel altijd contact op kan nemen, maar dat het voor hem of haar heel duidelijk is dat er structureel en op gezette tijden wordt gereageerd. Hieronder nog een aantal handige tips.

Tip 1 Richt je contactpagina duidelijk in

Vermeld op de contactpagina van je webshop alle middelen waarmee je bereikbaar bent, maar... Laat weten hoe je het beste te bereiken bent. Wij hebben zelf bijvoorbeeld het liefst e-mail. Dus dat staat ook vermeld op onze contactpagina. Ook kun je verwijzen naar een FAQ-pagina, "Kijk ook even of je jouw vraag mét antwoord terugvindt op onze FAQ-pagina. Kom je er echt niet uit bel dan...". 

Tip 2 Geef aan wanneer je te bereiken bent

Laat ook weten wanneer je eventueel telefonisch bereikbaar bent, "Telefonisch zijn wij op kantooruren bereikbaar tussen 10.00 en 17.00 uur." En dus niet om negen uur als je zit te Netflixen of om zes uur op zaterdagochtend als je nog op één oor ligt. Zet een voicemail aan op de tijden dat je niet bereikbaar bent.

Tip 3 Gebruik een telefoonservice

Wil je telefonisch toch altijd bereikbaar zijn? Kijk dan eens naar de mogelijkheden voor een telefoonservice zoals Phonecare. Zij nemen onder jouw bedrijfsnaam de telefoon op en schakelen door of mailen je, net wat jij fijn vindt.

Tip 4 Stel een automatisch berichtje in bij Facebook messenger

Stel een automatisch berichtje in bij Facebook messenger. Dat is namelijk bij mij zelf de 'zwakste schakel'. Ik vergeet vaak dat daar ook berichten op binnen kunnen komen die ik niet meteen zie. Daarom hebben we dit berichtje ingesteld als iemand via Facebook contact opneemt: "Hello <naam>, Dankjewel voor je berichtje! Zodra ik in de gelegenheid ben krijg je van mij zo snel mogelijk een reactie. Do what you love, Mariko <3"

Het automatisch beantwoorden van berichten via Facebook Messenger werkt met behulp van de ‘reactie-assistent’. Deze functie is in te stellen via de instellingen van je Facebook bedrijfspagina door het volgende te doen:
1 - ga naar instellingen op je Facebook bedrijfspagina
2 - kies voor het menu-item berichten
3 - ga vervolgens naar het onderdeel reactieassistent waar je messenger kan inrichten naar je eigen smaak. Hieronder als voorbeeld hoe Messenger van Sell your stuff online staat ingesteld

Bonus tip - Gebruik tijdbesparende e-mailtemplates

Per e-mail ben je natuurlijk altijd bereikbaar, maar houd hiervoor vaste tijdstippen aan om te reageren, dat scheelt een hoop stress. Vaak terugkomende vragen beantwoord je makkelijker én veel sneller als je teksten (ook wel e-mailtemplates genoemd) klaar hebt staan die je kunt kopiëren en plakken. 
In het e-book 'Tijdbesparende e-mailtemplates voor je webshop' vind je 26 kant-en-klare templates, 10 tips om je e-mailtaak te verlichten én een efficiënt retourformulier. Handig!

Wat is een Firestarter?

Bij Sell your stuff online noemen we ons blog 'Campfire stories' en een heel kort en krachtig artikel een 'Firestarter'. That's it! Wil jij zelf een waardevolle Firestarter met ons en ons netwerk delen? Graag! Neem dan even contact op.