👋 GRATIS 5-daagse videotraining: Maak je webshop awesome > meld je aan

5 tips om je boekhouding sneller en slimmer te doen

06 mei, 2021

5 tips om je boekhouding sneller en slimmer te doen

Van niemand het favoriete klusje: de administratie bijhouden. Maar je komt er nu eenmaal niet onderuit als je gaat ondernemen. Gelukkig zijn er anno 2021 wel heel veel manieren om het boekhouden wat makkelijker te maken. Nikkie – co-founder van boekhoudoplossing Paperdork (door SYSO aanbevolen expert) en voormalig webshop eigenaresse – geeft in dit artikel 5 tips om je boekhouding sneller en slimmer te doen.

Tip 1 - Gebruik een boekhoudprogramma

Het allereerste wat je zou moeten doen als je het mij vraagt is het aanschaffen van een boekhoudprogramma. Van alle tips zal dit je veruit de meeste tijd besparen. Ik begrijp echt dat het als startende ondernemer heel aantrekkelijk en goedkoop is om te starten in Excel, maar dat is écht zonde. Boekhoudprogramma’s geven je niet alleen veel financieel inzicht, ze hebben ook allerlei handige functies ingebouwd. Zo kun je met een boekhoudprogramma vaak veel automatiseren (waaronder aangiftes), en hebben ze slimme validaties ingebouwd die je foutjes en tijd besparen. Alleen al met het automatisch opmaken en versturen van facturen kun je veel tijd besparen. Toen ik in het verleden na 3 jaar sukkelen in Excel een boekhoudprogramma ging gebruiken ging er echt een wereld voor me open. Achteraf had ik spijt dat ik dat niet veel eerder had gedaan.


Tip 2 - Neem webshop transacties niet 1-op-1 over


Webshops kenmerken zich over het algemeen door een vrij complexe boekhouding doordat ze veel inkopen doen, en ook veel transacties hebben met webshop verkopen. In de tijd dat ik zelf mijn webshop had heb ik altijd heel braaf mijn Excelletje gevuld met alle transacties, op verzoek van onze (ouderwetse) boekhouder. Elke week weer een enorme klus, want de webshop bleef groeien. Ik stond dan ook met mijn mond vol tanden toen ik bij een nieuwe boekhouder hoorde dat dit eigenlijk helemaal niet nodig was. Dus maak het jezelf niet te moeilijk, dit is echt niet nodig! Vaak hebben boekhoudprogramma’s een koppeling om dit automatisch in te laden, of kun je de inkopen als totaalbedragen bijvoorbeeld 1x per maand of kwartaal inlezen.


Tip 3 - Negeer de privé onttrekkingen

Veel boekhouders en boekhoudprogramma’s willen dat je letterlijk elke transactie op je rekening verantwoord. Dat is vaak ook waarom bankkoppelingen verplicht worden gesteld. Heb je jezelf een keer salaris uitgekeerd of per ongeluk boodschappen gedaan van je zakelijke rekening? Dan boek je dit in zo’n geval als privé onttrekking. Maar voor een Eenmanszaak of VOF zijn deze eigenlijk helemaal niet van belang. Wel voor je inkomstenbelasting, maar een slimme boekhouder heeft daarvoor ook andere ‘trucs’ om dit te berekenen. Het kan je veel werk besparen als je niet verplicht al je banktransacties hoeft te koppelen, en deze privé onttrekkingen niet in je administratie hoeft op te nemen. Let wel op: negeer niet zomaar deze privé onttrekkingen als dit in jouw boekhoudprogramma wél verplicht is, dan kan dit namelijk foutieve aangiftes opleveren.


Tip 4 - Scan bonnen meteen in en houd alles goed bij


Niemand is fan van het bijhouden van een administratie, en dus is het heel verleidelijk om je bonnen te laten slingeren. Maar probeer gewoon eens om 1 kwartaal je administratie goed bij te houden. Maak bij elke uitgave meteen een foto van de bon, of upload deze in je boekhoudprogramma. Dan kost het je elke keer nog geen minuut en werk je uiteindelijk veel efficiënter. Als je alles opspaart en 1x per maand of kwartaal je administratie doet dan zul je lang niet meer zo scherp zijn op alle transacties. Want wat was nou ook alweer die ene Mollie afschrijving? Of dat pinbedrag met een cryptische omschrijving? Busted ;) Allemaal zonde van je tijd!


Tip 5 - Werk samen met een boekhouder, maar besteed niet 100% uit

Met de honderden klanten die wij met de boekhouding helpen is het nog nooit voorgekomen dat iemand die eerst zelf de boekhouding heeft gedaan een foutloze administratie had. Ook hiervoor geldt dat we echt snappen dat het heel verleidelijk is om het eerst zelf te doen. Vooral als je net begonnen bent en nog niet veel omzet maakt. Maar als je niets hebt met cijfers, en het niet leuk vindt om alle regels uit te zoeken, besteed het dan alsjeblieft uit. Voor jou (ook als kleine ondernemer) zijn de Belastingdienst regels namelijk niet anders dan voor gevorderde ondernemers. Al vele malen hebben we uren moeten besteden om administraties en eerdere aangiftes weer recht te trekken. Beter doe je het meteen goed vanaf het begin! Laat je alleen geen verhalen aanpraten over het volledig uitbesteden van de administratie en de tijd die dat jou bespaart. Met een goed boekhoudprogramma kost het doorsturen van een bon je bijna evenveel tijd als het invoeren van die bon in je systeem. En het bespaart je wel vele euro’s en geeft je veel inzicht, want nee: ook boekhouders vinden bonnen invoeren geen leuk werk.

Dit was een gastblog van één van onze aanbevolen experts: Paperdork

Is administratie ook je minst favoriete to-do? Dan heb ik heel goed nieuws voor jou: Paperdork! Dat is een innovatieve totaaloplossing voor je boekhouding. Voor een vast bedrag per jaar krijg je toegang tot een moderne online boekhoudapp en een ‘cijferbaas’ die checkt op fouten, alle aangiftes doet en waar je al je vragen aan kunt stellen. Meer weten? Bekijk de website van Paperdork of doe deze handige 'Heb ik een boekhouder nodig?'-quiz, waarmee je erachter komt of jij een boekhouder nodig hebt. 

SYSO Awesome tips nieuwsbrief voor ondernemers